ວິທີການຂຽນຈົດ ໝາຍ ທຸລະກິດ (ມີຮູບ) - ຄໍາແນະນໍາ

ເນື້ອຫາ

ຂັ້ນຕອນ
ຄຳ ແນະ ນຳ
ຄຳ ເຕືອນ

ຈຳ ເປັນຕ້ອງຂຽນຈົດ ໝາຍ ສະ ໝັກ ວຽກທີ່ເປັນມືອາຊີບແລະສຸພາບບໍ? ຂໍ້ຄວາມກ່ຽວກັບການເຮັດວຽກສ່ວນໃຫຍ່ແມ່ນມີຮູບແບບແລະຄັດລອກງ່າຍ, ທ່ານພຽງແຕ່ຕ້ອງການປ່ຽນເນື້ອໃນຂອງຂໍ້ຄວາມ. ຈົດ ໝາຍ ທຸລະກິດຕ້ອງປະກອບມີວັນທີ, ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບຜູ້ສົ່ງ, ຜູ້ຮັບແລະບາງວັກໃນຮ່າງຂອງຂໍ້ຄວາມ. ທ່ານຕ້ອງການຂຽນຮູບ, ກະລຸນາເຮັດຕາມຂັ້ນຕອນຂ້າງລຸ່ມນີ້ແລະແກ້ຈຸດທີ່ ຈຳ ເປັນເພື່ອໃຫ້ກົງກັບມາດຕະຖານຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ.

ຂັ້ນຕອນ

ສ່ວນທີ 1 ຂອງ 4: ຂໍ້ຄວາມເປີດ

ເຂົ້າໃຈຮູບແບບ. ບໍ່ວ່າຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານຈະເປັນແນວໃດກໍ່ຕາມ, ມີບາງມາດຕະຖານ ສຳ ລັບຮູບລັກສະນະຂອງຈົດ ໝາຍ ທີ່ທ່ານຄວນປະຕິບັດຕາມ. ຕົວອັກສອນທຸລະກິດຄວນຈະຖືກພິມແລະຂຽນເປັນຕົວອັກສອນທີ່ນິຍົມເຊັ່ນ Arial ຫຼື Times New Roman. ທ່ານ ຈຳ ເປັນຕ້ອງເນັ້ນ ໜັກ ວັກໃນຂໍ້ຄວາມດ້ວຍຕົນເອງ. ນັ້ນ ໝາຍ ຄວາມວ່າທ່ານເລີ່ມຕົ້ນວັກ ໃໝ່ ໂດຍການພິມ "ກັບຄືນ" ສອງຄັ້ງ. ຢ່າໃຊ້ ຄຳ ສັ່ງ indent ເພື່ອເນັ້ນໃສ່ວັກ.
- ປະໄວ້ຂອບລຽບປະມານ 2 ຊມຢູ່ທຸກແຄມ.
- ອີເມວຄວນຂຽນເປັນແບບອັກສອນຍອດນິຍົມ. ຢ່າໃຊ້ຕົວອັກສອນທີ່ເຮັດໃຫ້ການຂຽນດ້ວຍມືຫລືສີສັນ, ຍົກເວັ້ນສີ ດຳ ແລະສີຂາວໃນຈົດ ໝາຍ ເຮັດວຽກ.
ເລືອກປະເພດເຈ້ຍທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຈົດ ໝາຍ ເຮັດວຽກຄວນໄດ້ຮັບການພິມຂະ ໜາດ ເຈ້ຍ 22cm x 28cm (ຂະ ໜາດ ຕົວ ໜັງ ສື). ຖ້າທ່ານບໍ່ຢູ່ໃນສະຫະລັດ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ເຈ້ຍຂະ ໜາດ A4. ບາງສັນຍາທີ່ຍາວນານສາມາດພິມໄດ້ໃນເຈ້ຍຂະ ໜາດ 22 ຊມ x 36 ຊມ ("ຂະ ໜາດ ຕາມກົດ ໝາຍ").
- ຖ້າທ່ານພິມອອກ ສຳ ລັບການສົ່ງຈົດ ໝາຍ, ທ່ານຄວນຈະພິມໃສ່ຫົວ ໜັງ ສືຂອງບໍລິສັດ. ສິ່ງນີ້ເຮັດໃຫ້ ໜັງ ສືເບິ່ງມີຄວາມເປັນມືອາຊີບຫລາຍຂຶ້ນແລະຍັງໃຫ້ສັນຍາລັກແລະຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ.
ໃຫ້ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບບໍລິສັດຂອງທ່ານ. ບອກຊື່ແລະທີ່ຢູ່ຂອງບໍລິສັດ, ເຊິ່ງໃນແຕ່ລະພາກສ່ວນຂອງທີ່ຢູ່ແມ່ນຂຽນໃສ່ສາຍຕ່າງກັນ. ຖ້າທ່ານເປັນເຈົ້າຂອງຫລືເຮັດວຽກເປັນອິດສະຫລະ, ໃຫ້ປ່ຽນຊື່ບໍລິສັດດ້ວຍຊື່ຂອງທ່ານເອງຫຼືຂຽນຊື່ຂອງທ່ານຢູ່ ເໜືອ ຊື່ບໍລິສັດ.
- ຖ້າບໍລິສັດຂອງທ່ານມີຕົວ ໜັງ ສືທີ່ຖືກອອກແບບມາກ່ອນ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ແທນທີ່ຈະພິມຊື່ແລະທີ່ຢູ່ຂອງບໍລິສັດ.
- ຖ້າທ່ານພິມທີ່ຢູ່ດ້ວຍຕົວທ່ານເອງ, ທ່ານຄວນວາງທາງຂວາຫລືຊ້າຍຢູ່ທາງເທິງຂອງ ໜ້າ, ຂື້ນກັບທ່ານແລະຄວາມຕ້ອງການຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ.
- ຖ້າທ່ານ ກຳ ລັງສົ່ງຈົດ ໝາຍ ໄປຕ່າງປະເທດ, ໃຫ້ພິມຊື່ປະເທດເປັນຕົວອັກສອນໃຫຍ່.
ຕື່ມວັນທີ. ການຂຽນວັນທີເຕັມແມ່ນການເລືອກມືອາຊີບທີ່ສຸດ. ຍົກຕົວຢ່າງ, ທ່ານສາມາດຂຽນ "ວັນທີ 1 ເມສາ 2012" ຫຼື "ວັນທີ 1 ເມສາ 2012". ວັນທີຄວນຖືກປະໄວ້ໃຫ້ຖືກຕ້ອງ, ສາຍຢູ່ຂ້າງລຸ່ມບ່ອນຢູ່ຂອງຜູ້ສົ່ງ.
- ຖ້າຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານຂຽນພາຍໃນສອງສາມມື້, ໃຫ້ວັນທີທີ່ທ່ານຂຽນຈົດ ໝາຍ ສຳ ເລັດ.
ໃຫ້ຂໍ້ມູນຜູ້ຮັບ. ຂຽນຊື່ເຕັມ, ຫົວຂໍ້ຂອງຜູ້ຮັບ (ຖ້າມີ), ຊື່ບໍລິສັດແລະທີ່ຢູ່ທາງໄປສະນີ, ແລະແບ່ງຂໍ້ມູນນີ້ອອກເປັນສາຍແຍກຕ່າງຫາກ. ຖ້າ ຈຳ ເປັນ, ຕື່ມເບີໂທອ້າງອີງ. ຂໍ້ມູນຂອງຜູ້ຮັບຄວນຖືກປະໄວ້ໃຫ້ຖືກຕ້ອງຕາມສາຍຕັ້ງຢູ່ຂ້າງລຸ່ມວັນທີ.
- ມັນດີທີ່ສຸດທີ່ຈະສົ່ງຈົດ ໝາຍ ຫາຜູ້ທີ່ຖືກລະບຸ. ວິທີນີ້ຜູ້ທີ່ທ່ານສົ່ງຂໍ້ຄວາມສາມາດຕອບກັບຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ຊື່ຂອງຄົນທີ່ທ່ານຄວນສົ່ງຕໍ່, ໃຫ້ກວດເບິ່ງເລັກໆນ້ອຍໆ. ທ່ານສາມາດໂທຫາບໍລິສັດຂອງພວກເຂົາເພື່ອຂໍເອົາຊື່ແລະຊື່ທີ່ແນ່ນອນຂອງບຸກຄົນ.
ເລືອກທັກທາຍ. ການທັກທາຍເປັນຈຸດນັບຖື ສຳ ລັບຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຈົດ ໝາຍ ແລະການທັກທາຍທີ່ຖືກ ນຳ ໃຊ້ແມ່ນຂື້ນກັບວ່າທ່ານຮູ້ຈັກຄົນທີ່ທ່ານ ກຳ ລັງສົ່ງຂໍ້ຄວາມໄປ, ທ່ານຮູ້ຈັກພວກເຂົາຫຼາຍປານໃດ, ແລະຈົດ ໝາຍ ສະບັບທີ່ຈິງຈັງ. . ທ່ານສາມາດພິຈາລະນາທາງເລືອກຕໍ່ໄປນີ້:
- "ທີ່ມັນອາດຈະກ່ຽວຂ້ອງກັບໃຜ" (ຕໍ່ຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ) ພຽງແຕ່ໃນເວລາທີ່ ທ່ານບໍ່ຮູ້ວ່າແມ່ນໃຜ, ໂດຍສະເພາະແມ່ນຜູ້ທີ່ທ່ານຕ້ອງການສົ່ງຂໍ້ຄວາມຫາ.
- ຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານ, ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍ "Dear / Madam" (Dear Sir / Madam ") ແມ່ນຕົວເລືອກທີ່ປອດໄພ.
- ທ່ານຍັງສາມາດໃຊ້ຊື່ແລະຊື່ຂອງຜູ້ຮັບ, ຕົວຢ່າງ: "ທ່ານດຣ. Smith ທີ່ຮັກແພງ" (Professor Smith Smith).
- ຖ້າທ່ານຮູ້ຈັກຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຈົດ ໝາຍ ເປັນຢ່າງດີແລະມີຄວາມ ສຳ ພັນທີ່ໃກ້ຊິດກັບພວກເຂົາ, ທ່ານສາມາດໂທຫາພວກເຂົາດ້ວຍຊື່, ເຊັ່ນວ່າ "Susan ທີ່ຮັກແພງ".
- ຖ້າທ່ານບໍ່ແນ່ໃຈກ່ຽວກັບບົດບາດຍິງຊາຍຂອງຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຂ່າວສານ, ກະລຸນາພິມຊື່ເຕັມ, ຕົວຢ່າງ: "Kris Smith ທີ່ຮັກແພງ" (Hello Kris Smith).
- ຢ່າລືມພິມເຄື່ອງ ໝາຍ ຈຸດຫຼັງຈາກການທັກທາຍຫຼືຈໍ້າສອງເມັດຫຼັງຈາກ "ທີ່ມັນອາດຈະເປັນຫ່ວງໃຜ".
ໂຄສະນາ

ພາກທີ 2 ຂອງ 4: ປະກອບເນື້ອໃນຂໍ້ຄວາມ

ກົງກັບບັນຫາ. ເວລາແມ່ນເງິນ, ດັ່ງທີ່ສູງສຸດທີ່ໄດ້ກ່າວ, ຜູ້ປະກອບການສ່ວນຫຼາຍກຽດຊັງການສູນເສຍເວລາ. ສະນັ້ນ, ເນື້ອໃນຈົດ ໝາຍ ຄວນ ນຳ ສະ ເໜີ ໂດຍຫຍໍ້ແລະເປັນມືອາຊີບ. ຂຽນຈົດ ໝາຍ ທີ່ຜູ້ຮັບຈະສາມາດອ່ານມັນໄດ້ໂດຍໄວແລະຊີ້ແຈງຄວາມຄິດເຫັນຂອງທ່ານໃນວັກ ທຳ ອິດ. ຕົວຢ່າງ, ເຈົ້າສາມາດເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍ "ຂ້ອຍ ກຳ ລັງຂຽນເຈົ້າກ່ຽວກັບ ... " (ຂ້ອຍ ກຳ ລັງຂຽນຫາລາວກ່ຽວກັບ ... ) ແລະເລີ່ມຈາກນັ້ນ.
- ຢ່າໃຊ້ພາສາທີ່ໃຊ້ໂຄງສ້າງ, ກະຕ່າໃຫຍ່, ຫລືຍາວປະໂຫຍກຮອບ - ທ່ານຄວນສື່ສານສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການເວົ້າຢ່າງຄ່ອງແຄ້ວແລະຊັດເຈນເທົ່າທີ່ຈະເປັນໄປໄດ້.
- ສະແດງອອກຢ່າງ ໜ້າ ເຊື່ອຖື. ມັນເບິ່ງຄືວ່າຈຸດປະສົງສ່ວນໃຫຍ່ຂອງການຂຽນຈົດ ໝາຍ ແມ່ນເພື່ອຊັກຊວນໃຫ້ຜູ້ອ່ານເຮັດບາງສິ່ງບາງຢ່າງ: ປ່ຽນໃຈ, ແກ້ໄຂຂໍ້ຜິດພາດ, ສົ່ງເງິນຫລືປະຕິບັດບາງຢ່າງ. ພະຍາຍາມຊັກຊວນໃຫ້ຜູ້ຮັບຂ່າວສານເຮັດໃນສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ.
ໃຊ້ບຸກຄົນທີ່ອອກສຽງ. ໂດຍຫລັກການແລ້ວ, ທ່ານຄວນໃຊ້ບຸກຄົນອອກສຽງ ຄຳ ວ່າ "ຂ້າພະເຈົ້າ" (ຂ້າພະເຈົ້າ), "ພວກເຮົາ" (ພວກເຮົາ) ແລະ "ທ່ານ" (ທ່ານ) ໃນຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານ. ອະທິບາຍວ່າມັນເປັນ "ຂ້ອຍ" (ຂ້ອຍ) ແລະເອີ້ນຜູ້ອ່ານວ່າ "ເຈົ້າ" (ເພື່ອນ / ພໍ່ຕູ້ / ແມ່ຕູ້ / ນ້ອງຊາຍ / ເອື້ອຍ).
- ໝາຍ ເຫດຖ້າທ່ານ ກຳ ລັງຂຽນໃນນາມຂອງອົງກອນ. ຖ້າທ່ານໃຫ້ຄວາມສົດໃສດ້ານການຂະຫຍາຍຕົວຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ, ທ່ານຄວນໃຊ້ "ພວກເຮົາ" (ພວກເຮົາ) ເພື່ອໃຫ້ຜູ້ອ່ານຮູ້ວ່າທ່ານເວົ້າໃນນາມຂອງບໍລິສັດ. ຖ້າທ່ານຂຽນກ່ຽວກັບຄວາມຄິດເຫັນສ່ວນຕົວຂອງທ່ານ, ໃຫ້ໃຊ້ "ຂ້ອຍ" (ຂ້ອຍ).
ຂຽນຢ່າງຈະແຈ້ງ, ຫຍໍ້ແລະຫຍໍ້. ໃຫ້ຜູ້ອ່ານຂອງທ່ານຮູ້ສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການເວົ້າ. ຜູ້ອ່ານຈະຕອບກັບຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານຢ່າງໄວວາເທົ່ານັ້ນຖ້າເນື້ອໃນຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານຈະແຈ້ງ. ໂດຍສະເພາະ, ຖ້າທ່ານຕ້ອງການໃຫ້ຜູ້ອ່ານສະຫລຸບຫລື ດຳ ເນີນການໃນການຕອບຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານ, ຈາກນັ້ນໃຫ້ບອກພວກເຂົາ. ອະທິບາຍທິດສະດີຂອງທ່ານດ້ວຍວິທີທີ່ກະທັດຮັດທີ່ສຸດ.
ໃຊ້ປະໂຫຍກທີ່ຫ້າວຫັນ. ເມື່ອອະທິບາຍສະຖານະການຫຼືການຮ້ອງຂໍ, ໃຫ້ໃຊ້ຢ່າງຫ້າວຫັນກ່ວາຕົວຕັ້ງຕົວຕີ. ປະໂຫຍກຕົວຕັ້ງຕົວຕີສາມາດເຮັດໃຫ້ຈົດ ໝາຍ ຂອງທ່ານບໍ່ແຈ້ງຫຼືບໍ່ລະບຸບຸກຄົນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ນອກຈາກນັ້ນ, ປະໂຫຍກທີ່ມີການເຄື່ອນໄຫວແມ່ນມີຄວາມຄ່ອງແຄ້ວແລະກົງໄປກົງມາ. ຍົກຕົວຢ່າງ:
- ປະໂຫຍກຕົວຕັ້ງຕົວຕີ: ແວ່ນຕາກັນແດດບໍ່ໄດ້ຖືກອອກແບບຫລືຜະລິດຂື້ນກັບຄວາມທົນທານຂອງມັນ.
- ຄຳ ຖະແຫຼງທີ່ຕັ້ງ ໜ້າ: ບໍລິສັດຂອງທ່ານອອກແບບແລະຜະລິດແວ່ນຕາກັນແດດໂດຍບໍ່ ຄຳ ນຶງເຖິງຄວາມທົນທານຂອງມັນ.
ເປີດໃຈໃຫ້ ເໝາະ ສົມ. ບັນດາຈົດ ໝາຍ ຖືກຂຽນໂດຍມະນຸດແລະໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂຕໍ່ມະນຸດ, ສະນັ້ນຄວນຫຼີກລ້ຽງການຈົດ ໝາຍ ທີ່ເຂັ້ມງວດຖ້າເປັນໄປໄດ້. ທ່ານບໍ່ສາມາດສ້າງສາຍພົວພັນ ໃໝ່ ກັບຈົດ ໝາຍ ທີ່ບໍ່ແມ່ນຂອງສ່ວນຕົວແລະຂາດການເປີດໃຈ. ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ຄວນຫລີກລ້ຽງການໃຊ້ພາສາທີ່ເປັນພາສາຫຼື ຄຳ ສັບຄ້າຍຄືປະໂຫຍກທີ່ວ່າ "ເຈົ້າຮູ້" (ເຈົ້າຮູ້), "ຂ້ອຍ ໝາຍ ຄວາມວ່າ" (ຂ້ອຍ ໝາຍ ຄວາມວ່າ) ຫຼື "ຕ້ອງການ" (ຢາກເຮັດ - ຫຍໍ້ 'ຕ້ອງການ'). ໃຫຍ່ '). ຮັກສາສຽງຂອງທ່ານຢ່າງຈິງຈັງແຕ່ເປັນມິດແລະກະຕືລືລົ້ນ.
- ຖ້າທ່ານຮູ້ຈັກຜູ້ຮັບດີ, ທ່ານຄວນຈະມີຄວາມປາດຖະ ໜາ ດີຕໍ່ພວກເຂົາຢ່າງບໍ່ເປັນທາງການ.
- ໃຊ້ການຕັດສິນໃຈຂອງທ່ານເອງໃນເວລາຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຈະສະແດງອອກເຖິງຂອບເຂດໃດ. ບາງຄັ້ງການຕະຫລົກເລັກໆນ້ອຍໆສາມາດຊ່ວຍທ່ານໃຫ້ເຮັດໄດ້ດີແຕ່ຕ້ອງລະວັງເມື່ອເວົ້າເຍາະເຍີ້ຍມັນອາດຈະເປັນຄວາມຜິດ.
ສຸພາບແລະສຸພາບ. ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານຈະຂຽນຈົດ ໝາຍ ເພື່ອຮ້ອງທຸກຫຼືສະແດງຄວາມກັງວົນໃຈ, ທ່ານກໍ່ຍັງສາມາດສຸພາບ. ເອົາຕົວທ່ານເອງໃສ່ເກີບຂອງຜູ້ຮັບແລະມາຄິດແນວຄິດອັນໃດກໍ່ຕາມທີ່ທ່ານຄິດ, ໃນທາງທີ່ ເໝາະ ສົມ ສຳ ລັບຜູ້ອ່ານຈະເຫັນວ່າທ່ານມີຄວາມກະຕືລືລົ້ນແລະເຕັມໃຈທີ່ຈະຊ່ວຍເຫຼືອ.
- ຍົກຕົວຢ່າງ, ທ່ານສາມາດຮ້ອງທຸກຢ່າງຮຸນແຮງເຊັ່ນນີ້:“ ຂ້ອຍຄິດວ່າແວ່ນຕາຂອງເຈົ້າບໍ່ດີແລະຂ້ອຍຈະບໍ່ຊື້ມັນອີກຕໍ່ໄປ.” ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມເຈົ້າສາມາດຂຽນດ້ວຍຄວາມສຸພາບ:“ ຂ້ອຍຜິດຫວັງກັບຜະລິດຕະພັນແວ່ນຕາກັນແດດຂອງບໍລິສັດຂອງເຈົ້າແລະຂ້ອຍວາງແຜນທີ່ຈະຊື້ແວ່ນຕາຢູ່ບ່ອນອື່ນໃນອະນາຄົດ.
ໃຊ້ຫົວຂໍ້ຫົວຂໍ້“ ໜ້າ ທີສອງ” ສຳ ລັບ ໜ້າ ເພີ່ມເຕີມ. ຈົດ ໝາຍ ທຸລະກິດສ່ວນໃຫຍ່ຄວນຈະສັ້ນຢູ່ ໜ້າ ໜຶ່ງ. ແຕ່ຖ້າປະເດັນທີ່ທ່ານ ກຳ ລັງເວົ້າຢູ່ຍາວກວ່າ, ເຊັ່ນສັນຍາຫຼືບັນຫາທາງກົດ ໝາຍ, ທ່ານອາດຈະຕ້ອງການອີກສອງສາມ ໜ້າ. ໃຊ້ແມ່ແບບຕົວ ໜັງ ສື "ໜ້າ ທີສອງ", ເຊິ່ງປົກກະຕິມີທີ່ຢູ່ຕົວອັກສອນຫຍໍ້ແລະປະເພດເຈ້ຍຄືກັນກັບຕົວ ໜັງ ສືຂອງ ໜ້າ ທຳ ອິດ.
- ການ ໝາຍ ເລກ ໜ້າ ຢູ່ເທິງສຸດຂອງ ໜ້າ ດ້ວຍ ໜ້າ ທີສອງແລະຕໍ່ໄປ. ທ່ານຍັງສາມາດເພີ່ມຊື່ຜູ້ຮັບແລະວັນທີ.
ບົດສະຫຼຸບເນື້ອຫາ. ໃນວັກສຸດທ້າຍ, ສະຫຼຸບສັງລວມບັນດາຈຸດຕົ້ນຕໍແລະກ່າວເຖິງຢ່າງຈະແຈ້ງກ່ຽວກັບຂັ້ນຕອນໃນແຜນການປະຕິບັດງານຂອງທ່ານຫຼືສິ່ງທີ່ຄາດຫວັງຈາກຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຂໍ້ຄວາມ. ໃຫ້ສັງເກດວ່າຜູ້ຮັບອາດຈະຕິດຕໍ່ທ່ານເພື່ອຖາມຫລືລົມກັນ, ຂອບໃຈ ສຳ ລັບຄວາມສົນໃຈຂອງພວກເຂົາໃນຈົດ ໝາຍ ແລະບັນຫາຂອງທ່ານ. ໂຄສະນາ

ສ່ວນທີ 3 ຂອງ 4: ສິ້ນສຸດອັກສອນ

ເລືອກປະໂຫຍກສິ້ນສຸດ. ປະໂຫຍກປິດ, ຄືກັບ ຄຳ ອວຍພອນ, ສະແດງຄວາມເຄົາລົບຕໍ່ຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຈົດ ໝາຍ ແລະລະດັບຄວາມສູງສົ່ງຂອງຈົດ ໝາຍ. "ຄວາມຈິງໃຈຂອງທ່ານ" ຫຼື "ດ້ວຍຄວາມຈິງໃຈ" ມັກຈະເປັນທາງເລືອກທີ່ປອດໄພ; ທ່ານອາດຈະພິຈາລະນາທາງເລືອກອື່ນເຊັ່ນ "Cordially", "ດ້ວຍຄວາມນັບຖື" (ເຄົາລົບທີ່ດີທີ່ສຸດ), "ກ່ຽວກັບ" ແລະ "ຂອງທ່ານແທ້ໆ" (ດ້ວຍຄວາມນັບຖື). ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດເລືອກສິ້ນສຸດທີ່ເປັນທາງການ ໜ້ອຍ ແຕ່ເປັນມືອາຊີບເຊັ່ນ: "ດີທີ່ສຸດ", "ຄວາມປາດຖະ ໜາ ດີທີ່ສຸດ". , "ກ່ຽວກັບຄວາມອົບອຸ່ນ" ແລະ "ຂອບໃຈ" ແລະ "ຂອບໃຈ". ໃຊ້ເຄື່ອງ ໝາຍ ຈຸດຫຼັງຈາກປະໂຫຍກ.
ລົງລາຍເຊັນ. ປະມານສີ່ເສັ້ນຫວ່າງ, ຫຼັງຈາກນັ້ນເຊັນຊື່ມັນ. ລົງລາຍເຊັນຂອງທ່ານຫຼັງຈາກພິມຈົດ ໝາຍ ຫຼືຖ້າທ່ານສົ່ງອີເມວມັນ, ສະແກນຮູບລາຍເຊັນຂອງທ່ານແລະວາງລົງໃນສ່ວນຂອງຂໍ້ຄວາມນີ້. ທ່ານຄວນເລືອກຫມຶກສີຟ້າຫລືສີ ດຳ ສຳ ລັບລາຍເຊັນ.
- ຖ້າທ່ານເຊັນຊື່ໃນນາມຂອງຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ, ໃຫ້ຂຽນ“ pp:” ຢູ່ທາງ ໜ້າ ລາຍເຊັນຂອງທ່ານ. "Pp" ໝາຍ ເຖິງ "per procurationem" (ເຊັ່ນ "ໂດຍອົງການ" ຫຼື "ໃນນາມຂອງ").
ພິມໃສ່ຊື່ແລະຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ. ພາຍໃຕ້ລາຍເຊັນຂອງທ່ານ, ໃຫ້ພິມຊື່ເຕັມ, ຊື່, ເບີໂທລະສັບ, ທີ່ຢູ່ອີເມວແລະວິທີການຕິດຕໍ່ທີ່ເປັນໄປໄດ້. ແຕ່ລະຂໍ້ມູນແມ່ນຂຽນໃສ່ສາຍແຍກຕ່າງຫາກ.
ເພີ່ມຕົວຫຍໍ້ຂອງນັກພິມ. ຖ້າຜູ້ໃດຜູ້ ໜຶ່ງ ນອກ ເໜືອ ຈາກທ່ານພິມຈົດ ໝາຍ, ທ່ານຄວນຕື່ມຊື່ເບື້ອງຕົ້ນຂອງຄົນນີ້ຢູ່ພາຍໃຕ້ລາຍເຊັນ. ບາງຄັ້ງ, ເບື້ອງຕົ້ນຂອງຜູ້ທີ່ຂຽນຈົດ ໝາຍ ໄດ້ຖືກລວມເຂົ້າ. ສະນັ້ນ, ມັນ ຈຳ ເປັນຕ້ອງ ຈຳ ແນກລະຫວ່າງຜູ້ທີ່ຂຽນຈົດ ໝາຍ ແລະຜູ້ທີ່ພິມຈົດ ໝາຍ ນັ້ນ.
- ຕົວຢ່າງ: ຖ້າທ່ານພຽງແຕ່ເພີ່ມຕົວເລີ່ມຕົ້ນຂອງນັກພິມ, ໃຫ້ຂຽນເປັນຕົວອັກສອນຕົວນ້ອຍ: mj
- ຖ້າທ່ານຕື່ມຕົວຫຍໍ້ຂອງນັກຂຽນ, ໃຫ້ຂຽນເປັນຕົວອັກສອນໃຫຍ່ແລະຕົວອັກສອນຫຍໍ້ຂອງນັກຂຽນໃນຕົວອັກສອນນ້ອຍ: RW: mj. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດໃຊ້ ຄຳ ຫຍໍ້ລະຫວ່າງສອງຕົວຫຍໍ້ຄື: RW / mj.
ເອກະສານຕິດຄັດມາ. ຖ້າທ່ານ ກຳ ລັງແນບເອກະສານ ສຳ ລັບຜູ້ຮັບເພື່ອເບິ່ງ, ຂຽນມັນໃສ່ສອງສາມແຖວຂ້າງລຸ່ມຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ, ໂດຍບອກ ຈຳ ນວນແລະປະເພດຂອງເອກະສານ. ຍົກຕົວຢ່າງ, ທ່ານສາມາດຂຽນ: "ເອກະສານຕິດຂັດ (2): ຊີວະປະຫວັດຫຍໍ້, ໃບໂຄສະນາ" ("ເອກະສານຄັດຕິດ (2): ຊີວະປະຫວັດຫຍໍ້, ແຜ່ນພັບ)".
- ທ່ານຍັງສາມາດຫຍໍ້“ ເອກະສານອ້າງອີງ” ເປັນ“ ເອກະສານອ້າງອີງ”. ຫຼື "Enc."
ເພີ່ມຜູ້ຮັບ. ຖ້າທ່ານສົ່ງ ສຳ ເນົາຂອງຈົດ ໝາຍ ໄປຫາບຸກຄົນອື່ນ, ທ່ານຄວນໃສ່ຊື່ຂອງບຸກຄົນນີ້ໃສ່ໃນຈົດ ໝາຍ ນັ້ນ. ທ່ານສາມາດສະຫຼຸບໂດຍການພິມ ຄຳ ວ່າ "cc:" ພາຍໃຕ້ເສັ້ນ "ເອກະສານ", "ຊີຊີ" ໝາຍ ເຖິງ "ສຳ ເນົາມາລະຍາດ", ໂດຍມີຊື່ແລະຊື່ຂອງບຸກຄົນ ("cc" ສຳ ລັບ "ສຳ ເນົາກາກບອນ" (ສຳ ເນົາກາກບອນ) ເມື່ອຈົດ ໝາຍ ຖືກພິມໃສ່ເຈ້ຍກາກບອນ).
- ຕົວຢ່າງ, ຂຽນ: "cc: Mary Smith, ຮອງປະທານຝ່າຍກາລະຕະຫຼາດ" ("ທີ່ຮັກແພງ: Mary Smith, ຮອງຜູ້ຈັດການຝ່າຍກາລະຕະຫຼາດ").
- ຖ້າທ່ານຕ້ອງການເພີ່ມຜູ້ຮັບອື່ນ, ພິມຊື່ຂອງບຸກຄົນທີສອງໂດຍກົງຢູ່ລຸ່ມຊື່ຂອງບຸກຄົນ ທຳ ອິດແລະບໍ່ ຈຳ ເປັນຕ້ອງໃຊ້ "cc:".
ໂຄສະນາ

ສ່ວນທີ 4 ຂອງ 4: ເຮັດແລ້ວ

ແກ້ໄຂຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ຮູບລັກສະນະແມ່ນອົງປະກອບຫຼັກຂອງນັກຂຽນມືອາຊີບ. ແນ່ນອນຜູ້ອ່ານຈະເຫັນໄດ້ງ່າຍວ່າທ່ານມີຄວາມສາມາດແລະມີຄວາມຮັບຜິດຊອບໂດຍການແກ້ໄຂຂໍ້ບົກພ່ອງທີ່ນ້ອຍທີ່ສຸດໃນຈົດ ໝາຍ. ທ່ານສາມາດ ດຳ ເນີນການສະກົດ ຄຳ ສັ່ງເພື່ອກວດສອບການສະກົດ ຄຳ ແຕ່ທ່ານຍັງສາມາດກວດເບິ່ງໂດຍການອ່ານຈົດ ໝາຍ ດັ່ງກ່າວຢ່າງລະມັດລະວັງກ່ອນສົ່ງ.
- ສົງໄສວ່າຈົດ ໝາຍ ສະບັບນີ້ຈະແຈ້ງແລະກົງໄປກົງມາ. ມີວັກທີ່ມີຄວາມຍາວຫຼາຍກວ່າສາມຫາສີ່ປະໂຫຍກບໍ? ຖ້າເປັນດັ່ງນັ້ນ, ທ່ານສາມາດລຶບວັກທີ່ບໍ່ ຈຳ ເປັນໄດ້.
- ຖ້າຈົດ ໝາຍ ມີຄວາມ ສຳ ຄັນແທ້ໆ, ທ່ານສາມາດຂໍໃຫ້ ໝູ່ ເພື່ອນຫຼືເພື່ອນຮ່ວມງານກວດກາໂດຍໄວ. ບາງຄັ້ງພຽງແຕ່ໃຊ້ເວລາ 2-3 ວິນາທີເພື່ອອ່ານສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເຫັນຂໍ້ຜິດພາດຫລືການໃຊ້ ຄຳ ສັບທີ່ບໍ່ດີທີ່ທ່ານອາດຈະບໍ່ເຄີຍເຫັນ.
ຢ່າຕິດຕໍ່ mail. ຖ້າຂໍ້ຄວາມມີຫລາຍ ໜ້າ, ໃຫ້ຫລີກລ້ຽງການຕິດຕາມຂ່າວສານ. ຖ້າທ່ານຕ້ອງການໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ ໜ້າ ເວັບໄດ້ຖືກຈັດລຽງເປັນແຖວຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ໃຊ້ເຈ້ຍເຈ້ຍຢູ່ເບື້ອງຊ້າຍດ້ານເທິງ.
ທາງໄປສະນີ. ຖ້າທ່ານສົ່ງຈົດ ໝາຍ ໃຫ້ໃຊ້ຊອງທຸລະກິດ. ຖ້າມີຊອງຈົດ ໝາຍ ທີ່ມີໂລໂກ້ຂອງບໍລິສັດຂອງທ່ານ, ໃຫ້ໃຊ້ມັນ. ພິມທີ່ຢູ່ສົ່ງຄືນແລະທີ່ຢູ່ຂອງຜູ້ຮັບຢ່າງຈະແຈ້ງ. ພັບຈົດ ໝາຍ ອອກເປັນສາມພາກສ່ວນ, ສະນັ້ນ, ເມື່ອຜູ້ຮັບເປີດຂໍ້ຄວາມ, ສ່ວນ ທຳ ອິດຂອງຂໍ້ຄວາມຈະຂື້ນຢູ່ທາງເທິງແລະຈາກນັ້ນເປີດໄປທີ່ພັບລຸ່ມ. ຮັບປະກັນວ່າທ່ານມີສະແຕມພຽງພໍແລ້ວສົ່ງອອກໄປ.
- ຖ້າທ່ານຮູ້ສຶກວ່າທີ່ຢູ່ຂຽນດ້ວຍມືຖືກຫຼອກລວງແລະບໍ່ກົງກັບແບບມືອາຊີບຂອງທ່ານ, ພິມທີ່ຢູ່ດ້ວຍ ຄຳ ເວົ້າ, ໃສ່ຊອງຈົດ ໝາຍ ໃສ່ເຄື່ອງພິມແລະພິມທີ່ຢູ່ໃສ່ຊອງ.
- ຖ້າຈົດ ໝາຍ ດັ່ງກ່າວມີຄວາມ ສຳ ຄັນແລະ / ຫຼືຮີບດ່ວນ, ທ່ານຄວນສົ່ງມັນຜ່ານທາງໄປສະນີ.
- ຖ້າທ່ານຕ້ອງການສົ່ງຂໍ້ຄວາມຜ່ານອີເມວ, ປ່ຽນມັນເປັນຮູບແບບ HTML ຫຼືບັນທຶກຂໍ້ຄວາມເປັນ PDF ເພື່ອຮັກສາຮູບແບບ. ເຖິງແມ່ນວ່າການສົ່ງເຈ້ຍແມ່ນດີກວ່າ.
ໂຄສະນາ

ຄຳ ແນະ ນຳ

ໃຊ້ປາກກາທີ່ດີເພື່ອລົງຈົດ ໝາຍ.
ໄວ. ຖ້າທ່ານບໍ່ສາມາດຕອບສະ ໜອງ ຄຳ ຮ້ອງຂໍຂອງຜູ້ສົ່ງພາຍໃນ ໜຶ່ງ ອາທິດ, ໃຫ້ບອກລາວກ່ຽວກັບມັນແລະແຈ້ງໃຫ້ພວກເຂົາຊາບວ່າພວກເຂົາຈະໄດ້ຮັບ ຄຳ ຕອບຈາກທ່ານເມື່ອເວລາໃດ.
ສຸມໃສ່ຈຸດດີ. ສົນທະນາກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດໄດ້, ບໍ່ແມ່ນສິ່ງທີ່ທ່ານບໍ່ສາມາດເຮັດໄດ້. ຍົກຕົວຢ່າງ, ຖ້າທ່ານບໍ່ມີສິນຄ້າຢູ່ໃນສະຕັອກ, ຢ່າບອກລູກຄ້າວ່າທ່ານບໍ່ສາມາດປະຕິບັດ ຄຳ ສັ່ງຂອງພວກເຂົາໄດ້, ແທນທີ່ຈະເວົ້າວ່າຜະລິດຕະພັນດັ່ງກ່າວແມ່ນໄດ້ຮັບຄວາມນິຍົມເພື່ອວ່າຝ່າຍທ່ານບໍ່ມີສິນຄ້າ. . ຫຼັງຈາກນັ້ນບອກພວກເຂົາວ່າທ່ານສາມາດສະ ເໜີ ສິນຄ້າໃຫ້ພວກເຂົາໄດ້ເມື່ອໃດ.
ຖ້າທ່ານ ກຳ ລັງຂຽນຈົດ ໝາຍ ທີ່ມີເນື້ອໃນຫຼາຍ, ກ່ອນອື່ນທ່ານຄວນລົງລາຍຊື່ເຫລົ່ານັ້ນ.
- ຂຽນທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການຄອບຄຸມ. ຢ່າກັງວົນກ່ຽວກັບການສັ່ງຊື້.
- ສຳ ລັບແຕ່ລະເນື້ອໃນ, ໃຫ້ຂຽນ ຄຳ ສຳ ຄັນ, ຕົວຢ່າງ, ການໂຕ້ຖຽງແລະຂໍ້ເທັດຈິງ.
- ທົບທວນເນື້ອໃນໃນຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານເພື່ອວ່າມັນ ເໝາະ ສົມກັບຈຸດປະສົງແລະຜູ້ຊົມຂອງທ່ານ.
- ຕັດບັນຫາທີ່ບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງ.
- ຈັດແຈງຂໍ້ມູນຕາມ ລຳ ດັບທີ່ດີທີ່ສຸດ ສຳ ລັບຜູ້ອ່ານ.

ຄຳ ເຕືອນ

ຢ່າຂຽນຕົວອັກສອນດ້ວຍປະໂຫຍກທີ່ກະຕຸ້ນ. ຄຳ ຍ້ອງຍໍທີ່ແທ້ຈິງແມ່ນເປັນທີ່ຍອມຮັບ, ແຕ່ຖ້າທ່ານເຮັດມັນເກີນ, ຜູ້ອ່ານຈະຮູ້ສຶກວ່າທ່ານເຮັດວຽກໂດຍການຍົກຍ້ອງ, ບໍ່ແມ່ນຄວາມສາມາດຂອງທ່ານ.
ຢ່າໃຊ້ສຽງທີ່ດັງແລະເກີນໄປ. ຈືຂໍ້ມູນການ, ທ່ານກໍາລັງພະຍາຍາມສ້າງຄວາມເຂັ້ມແຂງຫຼືລິເລີ່ມຄວາມສໍາພັນດ້ານວິຊາຊີບກັບຈົດຫມາຍທຸລະກິດ.