ເນື້ອຫາ

• ຂັ້ນຕອນ
• ຄໍາແນະນໍາ
• ຄຳ ເຕືອນ

ສຳ ລັບການຈັດຕັ້ງການເຮັດວຽກທີ່ຖືກຕ້ອງຢູ່ໃນຫ້ອງການ, ມັນມີຄວາມ ສຳ ຄັນຫຼາຍທີ່ຈະຕ້ອງມີລະບົບບັນຊີແລະການເກັບຮັກສາເອກະສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ໂດຍບໍ່ຄໍານຶງເຖິງຈໍານວນຄົນທີ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງເອກະສານ, ລະບົບຄວນໄດ້ຮັບການຈັດຕັ້ງໃນແບບທີ່ທຸກຄົນສາມາດຊອກຫາເອກະສານທີ່ຕ້ອງການໄດ້. ຖ້າລະບົບການບັນທຶກແລະເກັບຮັກສາເອກະສານໃຊ້ຍາກ, ຈາກນັ້ນເຈົ້າຈະເລີ່ມປ່ອຍເອກະສານທັງatົດຢູ່ໃນມືເພາະຢ້ານເຮັດໃຫ້ເຂົາເຈົ້າເສຍໄປໃນຕູ້ເກັບເອກະສານ, ເປັນຜົນໃຫ້ໂຕະຂອງເຈົ້າເຕັມໄປດ້ວຍເສດເຈ້ຍ.

ຂັ້ນຕອນ

1. 1 ເລືອກລະບົບການຍື່ນ. ບໍ່ວ່າມັນຈະເປັນອັນໃດກໍ່ຕາມ, ກ່ອນອື່ນitົດ, ມັນຕ້ອງມີເຫດຜົນເພື່ອໃຫ້ເຈົ້າຮູ້ສະຖານທີ່ແນ່ນອນຂອງແຕ່ລະເອກະສານ. ວິທີແກ້ໄຂທີ່ເປັນໄປໄດ້:
   • ຕົວອັກສອນ. ລະບົບນີ້ໃຊ້ໄດ້ດີທີ່ສຸດຖ້າເອກະສານສ່ວນໃຫຍ່ຂອງເຈົ້າມີຊື່ຂອງລູກຄ້າ, ຄົນເຈັບ, ຫຼືລູກຄ້າ.
   • ຫົວຂໍ້ຫຼືCategoriesວດsystemsູ່: ລະບົບສ່ວນໃຫຍ່ຖືກຈັດຕາມຫົວຂໍ້ຫຼືcategoryວດ,ູ່, ພວກມັນເຮັດວຽກໄດ້ດີເມື່ອຈັດລະບຽບຖືກຕ້ອງ, ແຕ່ສັບສົນຫຼາຍເມື່ອບໍ່ໄດ້ຈັດຢ່າງຖືກຕ້ອງ.
   • ຕົວເລກ / ຕາມ ລຳ ດັບເວລາ. ລະບົບນີ້ເຮັດວຽກໄດ້ດີທີ່ສຸດ ສຳ ລັບເອກະສານຕົວເລກຫຼືວັນທີເຊັ່ນ: ໃບສັ່ງຊື້ຫຼືໃບສັ່ງຢາ.
2. 2 ໃຊ້ແຟ້ມແຂວນຢູ່ໃນຕູ້ຍື່ນ. ໂຟນເດີແຂວນບໍ່ສາມາດຖອດອອກໄດ້, ພວກມັນເຮັດ ໜ້າ ທີ່ເປັນຊອງຈົດesາຍທີ່ເຈົ້າຈະເອົາອອກຈາກກ່ອງ.
3. 3 ຈັດລະບຽບເອກະສານເຂົ້າໄປໃນ stacks ເປັນປະເພດ. ຖ້າສະແຕັກສູງກວ່າ 5 ຊມ, ແບ່ງມັນອອກເປັນcວດຍ່ອຍ. ຖ້າສະແຕັກຕ່ ຳ ເກີນໄປ, ສົມທົບມັນໃສ່ກັບກອງອື່ນແລະປ່ຽນຊື່ໃ່. ຊື່ຂອງສະແຕັກຄວນເຮັດໃຫ້ເຈົ້າສາມາດ ກຳ ນົດໄດ້ງ່າຍວ່າເຈົ້າຕ້ອງການສົ່ງເອກະສານສະເພາະອັນໃດ.
4. 4 ວາງແຕ່ລະກອງໃສ່ໃນຊອງເຈ້ຍແລະຕິດປ້າຍບອກຢ່າງຈະແຈ້ງ. ມັນດີທີ່ສຸດທີ່ຈະໃຊ້ໂຟນເດີທີ່ຢູ່ໃນແຖບທີ່ຢູ່ເຄິ່ງກາງຫຼາຍກວ່າການວາງຊ້ອນກັນເພື່ອໃຫ້ເອກະສານຂອງເຈົ້າເບິ່ງສະອາດຂຶ້ນ.
5. 5 ວາງຊອງຈົດinາຍໃສ່ໃນແຟ້ມແຂວນ. ສໍາລັບເອກະສານເກືອບທັງ,ົດ, ແຟ້ມຫ້ອຍປົກກະຕິຈະໃຊ້ໄດ້, ແຕ່ສໍາລັບເອກະສານ ໜາ ຫຼືປະເພດຍ່ອຍ, ໃຊ້ໂຟນເດີທີ່ມີພື້ນລຸ່ມ. ເຈົ້າສາມາດຈັດແຟ້ມເອກະສານຕາມ ລຳ ດັບໃດ ໜຶ່ງ, ແຕ່ໂດຍປົກກະຕິແລ້ວລະບົບຕົວ ໜັງ ສືແມ່ນໃຊ້ ສຳ ລັບອັນນີ້.
6. 6 ຕິດປ້າຍຊື່ແຟ້ມແຂວນທີ່ມີຊື່ຄືກັນກັບຊອງຈົດາຍ. ຈັດແຈງກ່ອງພາດສະຕິກທັງonົດຢູ່ດ້ານຊ້າຍຂອງໂຟນເດີຖ້າເຈົ້າບໍ່ໄດ້ໃຊ້ຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຕັ້ງ. ໃນກໍລະນີສຸດທ້າຍ, ດ້ວຍໂຟລເດີຈາກຊ້າຍຫາຂວາຢູ່ໃນລິ້ນຊັກເປີດແທນທີ່ຈະຈາກດ້ານ ໜ້າ ໄປຫາດ້ານຫຼັງ, ວາງແຖບຢູ່ເບື້ອງຂວາ.
7. 7 ໂຟລເດີແລະຊອງຈົດareາຍທີ່ໃຊ້ໄດ້ຄວນຖືກພັບເຂົ້າໄປໃກ້ກັບຕູ້ເກັບເອກະສານເພື່ອໃຫ້ເຈົ້າສາມາດເພີ່ມໂຟນເດີໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວສະເwhenີເມື່ອເຈົ້າມີເອກະສານຢູ່ໃນມືທີ່ບໍ່ແມ່ນຂອງໂຟນເດີທີ່ມີຢູ່. ຢ່າໃຊ້ໂຟນເດີທີ່ ໜາ ຫຼືບາງເກີນໄປ. ຢ່າລືມປ່ຽນຊື່ໂຟນເດີເມື່ອຈັດເອກະສານຄືນໃ່.
8. 8 ໃນທ້າຍປີ, ເອົາໂຟນເດີທັງ,ົດອອກ, ຕິດປ້າຍຊື່ໂຟນເດີເຈ້ຍໃwith່ທີ່ມີຊື່ປະເພດດຽວກັນ, ແລະວາງພວກມັນໄວ້ໃນຕູ້ເກັບເອກະສານ. ໄປຜ່ານໂຟນເດີເກົ່າເພື່ອໂອນບາງເອກະສານທີ່ເຈົ້າຕ້ອງການໄປຫາໂຟນເດີປັດຈຸບັນ, ແລະສົ່ງສ່ວນທີ່ເຫຼືອໄປທີ່ບ່ອນເກັບຂໍ້ມູນ.

ຄໍາແນະນໍາ

• ເຈົ້າອາດຈະຕ້ອງການໃສ່ແຟ້ມລະຫັດສີໂດຍການພິມປ້າຍສີໃສ່ໃນຄອມພິວເຕີຂອງເຈົ້າເພື່ອເຮັດໃຫ້ຕູ້ເກັບມ້ຽນໄຟລ your ຂອງເຈົ້າເບິ່ງປະທັບໃຈຫຼາຍຂຶ້ນ. ແຕ່ເມື່ອເຈົ້າຕ້ອງການໃຫ້ມີການປ່ຽນແປງ, ຕົວຢ່າງ: ເພີ່ມ ໜຶ່ງ ໂຟນເດີ, ເຈົ້າສາມາດຮູ້ສຶກຜິດຫວັງໄດ້ເມື່ອເຈົ້າພົບວ່າເຈົ້າກໍາລັງໃຊ້ໂຟນເດີທີ່ມີສີຖືກແລະຕ້ອງເຊັນຊື່ໂຟນເດີດ້ວຍຕົນເອງ. ຄວາມລຽບງ່າຍເປັນສິ່ງທີ່ປອດໄພທີ່ສຸດ.

ຄຳ ເຕືອນ

• ບໍ່ເຄີຍສ້າງກອງທີ່ເອີ້ນວ່າ "Miscellaneous", ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນເຈົ້າຈະບໍ່ຈັດປະເພດເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ເລີຍ.
• ຫຼັງຈາກການຈັດລະບົບການຈັດເກັບເອກະສານ, ຈົ່ງຮັກສາຄວາມເປັນລະບຽບຮຽບຮ້ອຍໃນຕູ້ເກັບເອກະສານ. ໃຊ້ເວລາແຕ່ລະມື້ເພື່ອຈັດຮຽງແລະລຶບເອກະສານອອກຈາກໂຕະຂອງເຈົ້າ. ຕ້ານກັບການລໍ້ລວງໃຫ້ວາງກະຕ່າເອກະສານເລິກ deep ຢູ່ເທິງສຸດຂອງຕູ້ເກັບຮັກສາເອກະສານຂອງເຈົ້າ, ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນເຈົ້າຈະຕື່ມມັນໃສ່ໄດ້ແລະສິ້ນສຸດລົງດ້ວຍສາງທີ່ມີຄວາມສັບສົນ.